Biaya Per Lembar Cetak: Cara Menghitung dan Menghemat, Dalam operasional bisnis, seringkali biaya cetak dianggap sebagai pengeluaran kecil yang terabaikan. Padahal, jika diakumulasikan, biaya per lembar cetak dapat menjadi beban signifikan yang memengaruhi profitabilitas. Memahami cara menghitung dan menghemat biaya ini adalah langkah krusial untuk efisiensi finansial perusahaan Anda.
Mengapa Penting Menghitung Biaya Per Lembar Cetak?
Banyak bisnis hanya melihat harga toner atau tinta sebagai satu-satunya biaya cetak. Padahal, itu hanyalah puncak gunung es. Menghitung biaya per lembar cetak secara akurat memungkinkan Anda:
- Mengidentifikasi Pengeluaran Tersembunyi: Menyadari berapa banyak yang sebenarnya Anda habiskan untuk setiap halaman.
- Membuat Keputusan Pembelian yang Tepat: Membandingkan efisiensi berbagai perangkat cetak atau paket sewa.
- Mengoptimalkan Penggunaan: Mendorong karyawan untuk mencetak dengan lebih bijak.
- Merencanakan Anggaran Lebih Baik: Memiliki proyeksi yang lebih akurat untuk pengeluaran di masa depan.
Cara Menghitung Biaya Per Lembar Cetak
Menghitung biaya per lembar cetak tidak serumit kedengarannya. Anda perlu memperhitungkan beberapa komponen utama:
1. Biaya Consumable (Toner/Tinta)
Ini adalah komponen paling jelas. Untuk menghitungnya, Anda perlu data berikut:
- Harga Cartridge Toner/Tinta: Harga beli satu cartridge.
- Yield Halaman Cartridge: Jumlah halaman yang diklaim dapat dicetak oleh cartridge tersebut (biasanya dengan coverage 5% per halaman, yaitu teks biasa). Informasi ini biasanya tertera pada spesifikasi produk.
Rumus:
Biaya Toner/Tinta per Lembar=Yield Halaman CartridgeHarga Cartridge
Contoh: Jika harga toner Rp 500.000 dengan yield 10.000 halaman, maka biaya toner per lembar adalah Rp 500.000 / 10.000 = Rp 50 per lembar.
2. Biaya Drum Unit (Jika Terpisah)
Beberapa printer atau mesin fotokopi memiliki drum unit terpisah dari toner.
- Harga Drum Unit
- Yield Halaman Drum Unit
Rumus:
Biaya Drum per Lembar=Yield Halaman Drum UnitHarga Drum Unit
Contoh: Jika harga drum unit Rp 1.500.000 dengan yield 60.000 halaman, maka biaya drum per lembar adalah Rp 1.500.000 / 60.000 = Rp 25 per lembar.
3. Biaya Perawatan dan Servis
Jika Anda memiliki kontrak servis atau sewa, biaya ini perlu diperhitungkan.
- Biaya Sewa/Servis Bulanan: Jika Anda menyewa mesin, biaya ini mencakup perawatan dan seringkali consumable.
- Perkiraan Volume Cetak Bulanan: Jumlah halaman yang Anda cetak setiap bulan.
Rumus (untuk mesin sewaan dengan paket all-inclusive): Biasanya biaya per lembar sudah ditentukan dalam kontrak sewa (misal, Rp 100/lembar hitam putih, Rp 800/lembar warna) yang mencakup consumable dan servis. Jika ada biaya overage, hitung juga potensi biaya tersebut.
Rumus (untuk mesin milik sendiri dengan kontrak servis terpisah):
Biaya Servis per Lembar=Total Halaman Cetak TahunanBiaya Kontrak Servis Tahunan
4. Biaya Kertas
Harga kertas juga merupakan komponen biaya yang tidak boleh diabaikan.
- Harga per Rim Kertas: (1 rim = 500 lembar)
Rumus:
Biaya Kertas per Lembar=500Harga per Rim Kertas
Contoh: Jika harga kertas Rp 40.000 per rim, maka biaya kertas per lembar adalah Rp 40.000 / 500 = Rp 80 per lembar.
Total Biaya Per Lembar Cetak
Jumlahkan semua komponen yang relevan:
Total Biaya Per Lembar = Biaya Toner/Tinta + Biaya Drum (jika terpisah) + Biaya Kertas + Biaya Servis (jika ada, dibagi per lembar)
Misalnya, untuk cetak hitam putih: Rp 50 (toner) + Rp 25 (drum) + Rp 80 (kertas) = Rp 155 per lembar.
Untuk cetak warna, perhitungan toner/tinta akan lebih kompleks karena melibatkan empat warna (CMYK) dan coverage yang berbeda. Biaya per lembar warna bisa jauh lebih tinggi, seringkali 5-10 kali lipat dari hitam putih.
Cara Menghemat Biaya Per Lembar Cetak
Setelah mengetahui cara menghitungnya, kini saatnya mengimplementasikan strategi penghematan:
- Pilih Mesin yang Tepat:
- Pertimbangkan Total Biaya Kepemilikan (TCO): Jangan hanya melihat harga beli printer yang murah. Cari tahu harga consumable dan yield-nya. Seringkali, printer murah memiliki consumable yang mahal.
- Pilih Mesin Hemat Energi: Mesin modern lebih efisien dalam penggunaan daya listrik.
- Optimalkan Penggunaan Kertas:
- Cetak Duplex (Bolak-balik): Jadikan ini standar untuk dokumen internal. Ini dapat mengurangi konsumsi kertas hingga 50%.
- Cetak Mode Draft atau Hemat Tinta: Untuk dokumen internal atau draf, gunakan kualitas cetak yang lebih rendah untuk menghemat tinta/toner.
- Pratinjau Sebelum Cetak: Pastikan format dan isinya benar untuk menghindari cetakan yang salah.
- Gunakan Fitur N-up: Cetak beberapa halaman dokumen pada satu lembar fisik.
- Kelola Penggunaan Tinta/Toner:
- Gunakan Toner/Tinta Original: Meskipun kadang lebih mahal di awal, toner/tinta original umumnya memiliki yield yang lebih akurat dan tidak merusak mesin, menghindari biaya perbaikan di kemudian hari.
- Cetak Hanya yang Dibutuhkan: Hindari mencetak email atau dokumen yang bisa dilihat secara digital.
- Manfaatkan Mode Hemat Tinta/Toner: Hampir semua printer memiliki pengaturan mode hemat.
- Manfaatkan Layanan Sewa Mesin Fotokopi:
- Paket All-Inclusive: Seperti yang dibahas sebelumnya, paket ini sering kali menawarkan biaya per lembar yang sudah disepakati, mencakup semua consumable dan perawatan. Ini membuat anggaran lebih mudah diprediksi.
- Mesin Terbaru: Penyedia sewa akan memastikan Anda mendapatkan mesin dengan teknologi cetak paling efisien.
- Edukasi Karyawan:
- Sosialisasikan pentingnya menghemat biaya cetak. Buat kebijakan cetak yang jelas dan pasang pengingat di dekat mesin fotokopi.
- Manfaatkan Teknologi Digital:
- Penyimpanan Cloud: Gunakan layanan cloud untuk berbagi dokumen dan mengurangi kebutuhan cetak fisik.
- Tanda Tangan Digital: Kurangi cetak dan pindai dokumen untuk tanda tangan.
Dengan memahami dan menerapkan strategi ini, Anda tidak hanya dapat menghitung biaya per lembar cetak dengan lebih akurat, tetapi juga secara signifikan mengurangi pengeluaran operasional Anda. Ini adalah langkah kecil yang dapat membawa dampak besar pada kesehatan finansial bisnis Anda di Indonesia.
Jika Anda sedang mencari Pusat Sewa Mesin fotokopi murah dengan hasil bagus, bisa banget coba layanan dari CV. Htree Mutiara Copier. Selain sewa mesin fotocopy, kami juga punya layanan cetak dokumen yang cepat, rapi, dan ramah di kantong.
📍 Lokasi: Komplek Permata Kopo 2, Jl. Opal Blok C.2 No.70, Sukamenak – Kab. Bandung
📞 WhatsApp: 0881-0239-77889