Bagaimana Cara Menghitung Kebutuhan Cetak untuk Sewa?
Memutuskan untuk menyewa mesin fotokopi adalah langkah cerdas untuk menghemat modal dan mengelola biaya operasional. Namun, keberhasilan dari keputusan ini sangat bergantung pada satu hal krusial: kemampuan Anda untuk menghitung kebutuhan cetak secara akurat. Jika Anda memilih paket yang terlalu rendah, Anda akan dikenakan biaya overage yang mahal. Sebaliknya, jika Anda memilih paket yang terlalu tinggi, Anda akan membayar untuk kapasitas yang tidak terpakai.
Artikel ini akan memandu Anda melalui langkah-langkah praktis untuk menghitung kebutuhan cetak perusahaan Anda, memastikan Anda mendapatkan paket sewa yang paling efisien dan ekonomis.
Langkah 1: Kumpulkan Data Penggunaan Saat Ini
Sebelum bisa merencanakan kebutuhan di masa depan, Anda harus tahu berapa banyak yang Anda cetak saat ini. Data ini adalah fondasi dari seluruh perhitungan Anda.
- Audit Mesin yang Ada: Catat jumlah cetakan (hitam-putih dan berwarna) dari mesin yang Anda gunakan saat ini. Jika Anda memiliki mesin fotokopi lama, periksa meteran cetaknya. Lakukan ini selama beberapa bulan untuk mendapatkan angka rata-rata yang stabil.
- Analisis Tagihan: Jika Anda sudah memiliki kontrak sewa atau layanan cetak, periksa tagihan bulanan selama 6 hingga 12 bulan terakhir. Tagihan ini biasanya merinci volume cetak per bulan.
- Wawancara Karyawan: Lakukan survei singkat kepada tim atau manajer departemen. Tanyakan tentang volume cetak mereka, jenis dokumen yang paling sering dicetak, dan apakah ada rencana perubahan alur kerja yang akan memengaruhi jumlah cetakan.
Langkah 2: Pisahkan Volume Cetak Hitam-Putih dan Berwarna
Ini adalah langkah yang sangat penting karena biaya cetak berwarna jauh lebih mahal. Memisahkan kedua jenis cetakan ini akan membantu Anda memilih mesin dan paket sewa yang tepat.
- Hitung Rata-Rata Bulanan: Ambil total cetakan hitam-putih selama periode yang Anda audit dan bagi dengan jumlah bulan. Lakukan hal yang sama untuk cetakan berwarna.
- Rumus: Rata-rata Bulanan = Total Cetakan (Hitam-Putih/Warna) / Jumlah Bulan
- Identifikasi Pola Penggunaan: Apakah ada departemen tertentu yang mencetak lebih banyak dokumen berwarna (misalnya, tim pemasaran atau desain)? Informasi ini dapat membantu Anda dalam negosiasi paket.
Langkah 3: Proyeksikan Kebutuhan di Masa Depan
Bisnis yang dinamis akan mengalami perubahan. Kebutuhan cetak Anda bisa meningkat atau menurun, tergantung pada rencana strategis perusahaan.
- Rencana Pertumbuhan Karyawan: Jika perusahaan Anda berencana merekrut lebih banyak staf, asumsikan volume cetak akan meningkat secara proporsional.
- Inisiatif Digitalisasi: Apakah ada rencana untuk beralih ke alur kerja tanpa kertas? Jika ya, perkirakan penurunan volume cetak.
- Proyek Baru: Apakah ada proyek yang akan datang yang membutuhkan banyak cetakan (misalnya, materi pelatihan atau proposal bisnis)? Pertimbangkan ini dalam proyeksi Anda.
- Rumus Proyeksi Sederhana: Kebutuhan Cetak Proyeksi = Rata-rata Bulanan Saat Ini x (1 + Persentase Pertumbuhan atau Pengurangan)
Langkah 4: Tentukan Tipe Mesin yang Sesuai
Berdasarkan data yang telah Anda kumpulkan, Anda dapat memilih tipe mesin yang paling cocok.
- Mesin Berkapasitas Rendah: Ideal untuk kantor kecil dengan volume cetak kurang dari 5.000 halaman per bulan.
- Mesin Berkapasitas Sedang: Cocok untuk bisnis dengan volume cetak antara 5.000 hingga 20.000 halaman per bulan.
- Mesin Berkapasitas Tinggi: Diperlukan oleh perusahaan besar dengan volume cetak lebih dari 20.000 halaman per bulan.
Langkah 5: Negosiasi dengan Vendor
Setelah Anda memiliki semua data dan proyeksi, Anda siap untuk berdiskusi dengan vendor.
- Pilih Paket yang Sesuai: Gunakan data Anda untuk memilih paket sewa yang menawarkan batas cetak bulanan yang sedikit lebih tinggi dari rata-rata proyeksi Anda. Ini akan memberikan Anda “bantalan” untuk lonjakan cetakan tanpa harus membayar biaya overage.
- Diskusikan Biaya Overage: Tanyakan tentang tarif biaya kelebihan cetak (overage) per halaman.
- Pertimbangkan Fitur Lain: Diskusikan kebutuhan lain seperti kecepatan cetak, fitur keamanan, dan kemampuan integrasi cloud.
Kesimpulan
Menghitung kebutuhan cetak untuk sewa mesin fotokopi adalah proses yang terstruktur dan sangat penting. Dengan mengumpulkan data penggunaan, memisahkan jenis cetakan, memproyeksikan kebutuhan di masa depan, dan menggunakan informasi ini untuk bernegosiasi dengan vendor, Anda dapat memastikan bahwa Anda mendapatkan mesin dan paket yang paling optimal.
Pendekatan ini tidak hanya menghemat uang Anda dengan menghindari biaya tak terduga, tetapi juga memastikan bahwa mesin fotokopi Anda benar-benar mendukung produktivitas dan pertumbuhan bisnis Anda.
Jika Anda sedang mencari Pusat Sewa Mesin fotokopi murah dengan hasil bagus, bisa banget coba layanan dari CV. Htree Mutiara Copier. Selain sewa mesin fotocopy, kami juga punya layanan cetak dokumen yang cepat, rapi, dan ramah di kantong.
📍 Lokasi: Komplek Permata Kopo 2, Jl. Opal Blok C.2 No.70, Sukamenak – Kab. Bandung
📞 WhatsApp: 0881-0239-77889